Le 21 septembre 2012 c’est réuni à la salle communale de La Chapelle-Montmoreau en Dordogne, les bénévoles à l’encadrement de nos épreuves des 27 et 28 octobre prochain

Présents : Alice, Aurélie, Bernard, Claude, Guy, Joëlle, Magali, Philippe, Solange et Suzanne.

Excusés : Clémentine et Franck

 Les candidats retenus

Le choix des candidats est présenté dans la chronologie du barème.

Mise au point sur les reconnaissances des pistes.

 Il est nécessaire aux chauffeurs des traceurs de connaître eux-mêmes la piste où ils n’apportent que leur aide. En cas de soucis du traceur, il faut pouvoir soit le remplacer, soit le récupérer.

Téléphone des portables de tous.

Alice                                                                 06 63 81 02 80           05 45 25 05 46
Aurélie                                                             06 45 49 83 07           05 53 91 08 45
Bastien                                                             06 77 46 24 57
Bernard                                                            06 52 55 24 48           05 45 61 31 96
Claude                                                              06 89 43 41 67           05 53 56 05 04
Clémentine                                                       06 28 25 62 69           09 54 80 05 49
Franck                                                              06 69 62 89 00           05 45 63 12 98
Guy                                                                   06 78 67 41 18           05 45 25 05 46
Joëlle                                                                06 73 20 08 05           05 53 09 12 55
Magali                                                              06 19 11 32 33           09 77 69 29 29
Philippe                                                            06 48 00 82 78           05 53 09 12 55
Suzanne                                                           06 89 43 41 58           05 53 56 05 04

Veuillez noter les n° des portables, il n’est pas certain que la gestion des radios soit facile, nous avons que 4 radios, 2 seront en permanences entre Philippe et Guy. Alice et Aurélie qui tracent de nuit, seule… devront avoir également une radio.

Consignes aux poseurs

Objets

C’est au traceur de faire le choix des objets en fonction du règlement. Il vous appartient de déterminer l’objet le plus approprié en fonction du vent et de la difficulté de la piste. Je vous rappelle la difficulté des objets à trouver : du plus facile au plus difficile :

1. tissu en coton,

2. carton,

3. cuir,

4. lacet de coton,

5. bois.

Pour mémoire : Les objets sont perdus dans le foulement. La taille est celle d’une demi feuille minimum. Les objets suspendus sont à moins de 50cm du sol. 

• Niveau 1               3 tissus  1 cuir   1 carton 1 sera suspendu

• Niveau 2               2 tissus  1 cuir   1 carton 1 plastique ou bois 1 sera suspendu  1 sera nettement dissimulé

• Niveau 3               2 tissus  1plastique  1 cuir 1 carton ou bois ou lacet   1 sera suspendu  2 seront nettement dissimulés

Chaque poseur doit avoir un jeu complet d’objets pour chaque piste. Ne comptez pas récupérer les objets que vous aurez mis sur une piste pour les mettre sur une autre. Il est souhaitable qu’au départ de chaque trace vous n’ayez avec vous que les objets à poser et que vous connaissiez l’ordre et le lieu où vous allez les déposer. Attention de ne pas en perdre en cours de route

Rapport de piste

Vous devez imprimer le document en PJ (rapport de pose de piste) qui est le rapport technique.

A la fin de chaque piste, chaque traceur doit :

·     Remplir le document technique de pose qui précise le lieu de pose et la nature exacte de chaque objet. Le commissaire est en possession de ce document au moment du départ de la piste pour répondre aux attentes du juge. Au dos du rapport de piste, vous devez de façon succincte faire un schéma de l’aire de départ où je devrais de façon précise situer l’endroit où se trouve l’objet référent (OR)

Ce rapport doit être remis selon la procédure correspondant à votre piste dans la rubrique : « Gestion du référent et du rapport » .

Référents

• Il vous sera remis rapidement autant de tee-shirts que de pistes que vous aurez à tracer. Vous devrez porter ces tee-shirts au cours de votre trace et les mettre à la fin dans la poche qui vous a été remise et qui porte le N° de la piste.

• Ce référent doit être remis à la fin de votre trace selon la procédure correspondant à votre piste dans la rubrique : "Gestion du référent et du rapport".

Toutes anomalies rencontrées sur la piste au cours du traçage devront être signalées.

Au bout de chaque piste vous devez ne pas être visible du chemin principal. C’est au chien de vous trouver.

Généralités

• Philippe conduit le convoi de piste en piste avec le Vito. (5 places)

• Bastien, conduit le Minibus. (6 places plus le Juge et Guy)

• Caisses de Joëlle et la nôtre dans le Vito

• Le secrétariat sera assuré par Joëlle avec Alice et Suzanne si disponibles.

• La Trésorerie sera assurée par Claude pendant les épreuves.

• Si les chiens tirés au sort sont en CC, il y aura deux caisses dans le Vito et leur maitre monte dans le vito. Sinon ils viennent dans la voiture de leur maitre)

Pain
samedi matin à 5h30Alice et Guy.
dimanche matin à 5h30                                                      Alice et Guy.

Préparation petit déjeuner
samedi matin de 05h15 à 05h45                                        Alice, Joëlle, Claude et Suzanne.
dimanche matin de 05h15 à 05h45                                   Alice, Joëlle, Claude et Suzanne.

Tirage au sort des postulants
samedi matin à 06h00          pour la matinée                   Claude.  (1 N3, 1 N2 et 2 N1)
samedi midi à 13h00 pour après-midi                               Claude. (1 N2, 2 N1)
dimanche matin à 06h00pour la matinée                        Claude. (1 N3, 1 N2 et 2 N1)
dimanche midi à 12h15 pour après-midi                          Claude. (3 N1)

Service du petit déjeuner
samedi matin de 05h45 à 06h30                                        Guy, Joëlle, Claude et Suzanne.
dimanche matin de 05h45 à 06h30                                   Guy, Joëlle, Claude et Suzanne.

Préparation des casse-croûtes
samedi matin de 08h45 à 09h15                                        Claude, Suzanne.
dimanche matin de 08h45 à 09h15                                   Claude, Suzanne.

Présentation des casse-croûtes
samedi matin 09h30                                                              Claude, Suzanne.
dimanche matin 09h30                                                          Claude, Suzanne.

Préparation de la salle avant les repas
samedi avant midi de 11h30 à 12h00                                    Aurélie, Suzanne, Clémentine, Magali et Solange
dimanche avant midi de 11h30 à 12h00                                Alice, Bernard,Magali, Suzanne.

Bar
samedi midi de 11h45 à 12h20                                              Bernard et Claude.
dimanche midi de 11h45 à 12h20                                        Aurélie et Claude.

Service en salle (repas)
samedi midi de 12h00 à 14h00  
présents tout le temps : Claude, Joëlle, Clémentine, Magali et Solange
présents de façon épisodique : Alice, Aurélie, Bernard, Suzanne, Philippe.
Alice, Joëlle et Clémentine peuvent assurer le rangement de la salle (Alice, Joëlle et Clémentine mangent après.

dimanche midi de 12h00 à 14h00
présents tout le temps :Alice, Aurélie, Magali, Joëlle.
présents de façon épisodique : Bernard, Franck, Philippe

 Aurélie, Magali et Joëlle peuvent assurer le rangement de la salle (Alice, Joëlle mangent après.

Préparer la salle pour la remise des carnets, cadeaux
dimanche après-midi  Aurélie, Franck,

Comptabilité
dimanche après-midi Claude,

Secrétariat
dimanche après-midi  Joëlle, aidée par Alice après 15h00 et Suzanne après 15h15.

Information au sujet des lieux de détente des chiens au début de chaque piste
Philippe gère le convoi au début de chaque piste. Le convoi s’arrête toujours bien avant l’aire de départ du chien. Ce sera Guy qui fixera la zone de détente.

Carte de boissons.
Suzanne et Claude vont s’occuper des cartes. 

Cadeaux Conseil Général Charente.
C’est fait

Cadeaux Conseil Général Dordogne.
C’est fait

Cadeaux Parc du Périgord Vert.
En attente

Cadeaux auprès des commerçants.
C’est fait

Chasseurs
C’est fait

Autorisation de passages sur les terrains privés
C’est fait

Poches pour mettre les cadeaux.
C’est fait

Téléphoner aux candidats retenus.
C’est fait

Téléphoner aux candidats non retenus.
C’est fait

Cadeaux postulants.
C’est fait

Lettre à la presse SO et CL
Alice s’en occupe.

Lettres aux Mairies et Gendarmeries.
Il est décidé de ne rien faire.

Clé de la salle du PC
Alice et Guy vont récupérer les clefs le vendredi vers 14h30. Ensuite c’est Claude qui aura la charge de la clé de la salle de fêtes. Au cas où il y aurait une absence. La clef doit rester dans un chalet qui restera ouvert ou alors convenir d’une planque….

Aller chercher le véhicule à Mareuil.
Alice et Guy récupèrent le véhicule vers 15h00.

Vendredi soir accueil des participants.
L’accueil des participants se fera le vendredi à partir de 18h à la salle des fêtes.
Les postulants qui arrivent avant devront contacter Alice et Guy pour les modalités de récupération des clefs et présentation des chalets au fur et à mesure.

Repas.
Suzanne et Alice se sont occupées de rencontrer Soïzick pour les menus.

Récupération des carnets.
La récupération des carnets est faite par Joëlle qui contrôle en vitesse si la licence est là. En échange du carnet de travail elle donne le fascicule de l’épreuve qui sera nominatif.

Bar.
C’est Claude et Suzanne qui gèrent le bar de A à Z 

Coup de feu.
18h30 le samedi  devant la salle des fêtes

Cadeaux Juges.
C’est Claude et Suzanne qui gèrent cette question de A à Z

Dossier à remettre aux postulants dans une chemise.
Guy s’occupe de préparer les dossiers à remettre aux postulants avec les chemises qu’a données Joëlle.

Imprimer les cartes et dossiers
Guy va imprimer les cartes qui sont nécessaires, mais il serait intéressant que chaque traceur imprime ses propres cartes pour une question de coût.

Guide à imprimer.
Guy va se charger de l’impression du fascicule à remettre aux postulants, un exemplaire sera imprimé, le reste sera en photocopies couleur si nécessaire.

Ordinateur, scanner et imprimante
Alice et Guy s’occupe de porter le matériel avec câbles etc et cartouches d’encre de rechange.

Poches pour mettre les référents.
Alice et Guy se charge de fournir les poches zippées pour mettre les référents sur lesquels seront collés les étiquettes du numéro de la piste.

Petits déjeuners
Suzanne, Joëlle et Alice portent de la confiture maison.

Boissons pour les bénévoles.
Les boissons des bénévoles seront gratuites, dans la mesure du raisonnable…..

Faire payer les chalets à la fin de l’épreuve.
Claude est chargé de faire payer les postulants dés la fin des épreuves où ils devront avoir tout payé, même s’ils restent qqls jours de plus dans les chalets.

Rapport de piste dans des enveloppes.
Pour rester confidentiel, Joëlle va fournir des enveloppes où seront mis vos rapports de piste.

Plus personne ne demandant la parole, la réunion est levée à 21h00

Fait à La Chapelle Montmoreau
 

le 25 septembre 201