Présents

• Suzanne et Claude Beaudry,

• Alice et Guy Roger,

• Joëlle Drapeyroux

Le mercredi 11 avril 2012 , le comité de l’Amicale Canine du Boulou s’est réuni sur convocation par courrier électronique de son Président.

Objet de la réunion

 Ouverture de la préparation de ces épreuves à tous les membres ou faire un groupe ou seulement le comité

 Il est décidé de ne faire appel qu'aux membres du comité.
Les épreuves se dérouleront sur 2 jours.
Les membres du comité seront seuls appelés à choisir les candidats sur le vu d'un barème pratiqué il y a deux ans.

Proposer un CSAU ou pas ?

La commande d'imprimés pour les CSAU se fait par 10 pour un montant de 50 €. Pour récupérer l'investissement, sachant que le CSAU est payant, prix pratiqué par les autres clubs : 16 €, il conviendrait d'avoir un minimum de 4 candidats.

Une réflexion est menée quant aux candidats potentiels :
Vic à Alice et Guy,
D'Punker – Magali/Jessica,
Eaque - demander à Bernard s'il a le CSAU ; serait le 3ème

Guy se charge de faire la prospection afin de voir d'autres possibilités de candidatures.
Il est rappelé qu'il conviendra de penser à cette occasion au lecteur de puces. Claude va demander à son vétérinaire.
Guy rajoute que dans le règlement intérieur il est indiqué que les chiens doivent avoir leur CSAU.
De même un autre point de vigilance est l'horaire de passage de l'épreuve, en cette période il fait nuit tôt.

Lieu de déroulement des épreuves

Une partie en Charente et une partie en Dordogne, avec le dimanche autour du village de vacances, ce qui limitera les déplacements. tableau prévisionnel proposé par Guy.

Critères de sélection sur les épreuves

Il est décidé de choisir à partir du barème établi sur le même principe que celui qui avait été fait par Guy lors des épreuves d'il y a deux ans.
Critères de sélection c'est le barême, nombre de points attribués en fonction notamment du nombre des participations à d'autres épreuves des postulants au cours de l'année. 

Nombre de pistes et donc de fait nombre de postulants

- Prendre 1 de plus c'est intéressant. 1 niveau 1 de plus.
- 4 pistes samedi début 7 h – 4 pistes samedi après-midi -  5 pistes dimanche matin.
- changement d'horaires dans la nuit du samedi, recul d'une heure,  permet de faire 13 pistes.
- Il est plus facile d'organiser un niveau 3 plutôt que 2 brevets.
- nombre de pistes à prévoir en fonction des postulants – 13 ou 14 postulants

Prix à faire payer pour l'épreuve

- pour les inscriptions 16 ou 17 €
- choisi en fonction de ce que Suzanne a constaté sur les différentes annonces d'épreuves s'oriente plutôt vers 17 €.
-  épreuve seule = 17 € - CSAU = 15 € si font les 2 = 30 €
- le CSAU sera proposé aux clubs alentours

Prix des repas

A priori 15 € , toutefois sera fonction du prix fixé par la traiteuse, est-ce qu'elle proposera 10 € comme au stage 2011 ?   Le vin avait été acheté à part – à rajouter sur les dépenses/recettes

Prix des petits-déjeuners
- question des petits-déjeuners – voir qui assumera : se lever à 5 h du matin, trouver le pain – voir boulanger – prévoir thé, café, confitures, beurre – quantités : penser que si acheté et non consommé sera perdu.
-  tarif : 3 €
- voir pour assurer les petits-déjeuners avec les bénévoles déclarés. Qui ?
-  Compte tenu de la difficulté à envisager qui pourra assumer cette tâche, problème de gestion des disponibilités des différents bénévoles, il est prévu de demander à la traiteuse.
- tarif soit 3 € ou 3,50 € dépendra de la traiteuse

Prix des boissons

- tout au même prix sur le vu de ce qui s'est passé au stage – c'était très bien
- tout à 1 € - Suzanne offrira le punch.
-  le principe des bouteilles de vin est conservé

Prix des casse-croûtes

- prix doivent être affichés, dans le véhicule ou/et derrière le comptoir
-  café 1 €, verre de vin 1 €, punch 1 €
-  casse-croûtes : 3 € ou 3,50€
- Les casse-croûtes seront composés avec jambon beurre, pâté, salade, cornichons, gruyère.
- Voir combien il faut en préparer à l'avance. Préparer à la cuisine
-  petits-déjeuners 3,50 € à voir avec la traiteuse

Cadeau au juge

35 € - semble bien.  Claude et Suzanne se chargent d'acheter :
- 26 € les conserves
-  9 € une bouteille de Pécharmant

Cadeaux aux postulants

Guy prévoyait d'en acheter, mais s'ils pouvaient être obtenus gratuitement ce serait mieux. Pour ce faire :
-  va contacter les  2 conseils généraux par écrit, avec espoir d'obtenir des :
- casquettes, t-shirt...
- Alice va contacter Royal Canin, Suzanne Animalis. Alice, Guy pensent également à Jardiland.

Location d'un véhicule

Lors d'épreuves dans d'autres clubs il a pu être constaté qu'il n'y avait pas systématiquement de véhicule de transport en commun. Fort de ce constat il est décidé de faire l'économie de location d'un véhicule. Il sera plus facile de mettre 4 véhicules en co-voiturage plutôt que 20 véhicules qui se déplacent.
Le nombre de véhicules est un facteur à prendre en compte lors du traçage des pistes : sécurité à assurer pour garer les véhicules.
Il conviendra de prévenir dès le premier matin des épreuves que les déplacements se feront sous forme de co-voiturage en annonçant quels sont les véhicules concernés.
L'économie de location de véhicule s'élève ainsi à 300 €. 

Remise des carnets après chaque journée ou seulement à la fin

Il est décidé de supprimer la piste de niveau 1 du dimanche matin. Ainsi il y aura 12 pistes/postulants. La dernière se terminant le dimanche vers 12 h, le repas pourra avoir lieu vers 13 h et une remise des carnets à la fin vers 16h. Ce dernier horaire est en principe apprécié de ceux qui sont venus de loin car peuvent partir tôt.

Sponsors

Claude contacte le parc naturel régional.

Invitations, presse, autorités, etc...

Guy avertit la presse et les autorités sur l'organisation, la date des épreuves afin de les inviter à venir s'ils le souhaitent. Sont cités parmi la presse, la Charente Libre et Dordogne Libre.
Il est envisagé de prévenir les pompiers, cela peut les intéresser.

Chasseurs

Guy s'en occupe.

Questions diverses

intendance liée aux rôles et tâches:
- de commissaire, de secrétariat, de tenue du bar, de la comptabilité
-  à la préparation du petit-déjeuner
-  à la préparation de la salle pour les repas : mettre les tables, nettoyer la vaisselle, celle du petit-déjeuner, nettoyage de la salle
-  à la préparation des casse-croûtes
-  aux chauffeurs qui co-voiture, qui assurent les liaisons traceurs

Faut-il compter sur les bénévoles (qui ne sont pas disponibles en permanence), sur les traceurs, sur ceux qui ont des tâches spécifiques comme le commissaire, le comptabilité, le secrétariat ?
Sera-t-il possible d'assurer plusieurs tâches sans risque sur les impératifs d'horaires de traçages, de lecture, de déplacements relatifs aux pistes ?

Diverses solutions sont envisagées :
- faire appel aux bénévoles qui se sont proposés. Semble compliqué compte tenu de disponibilités difficilement prévisibles.
- faire appel à de l'aide auprès des familles ou amis respectifs des membres du comité, notamment pour la confection et distribution des casse-croûtes.
-  voir avec la traiteuse si elle pourrait assurer des prestations supplémentaires (petits-déjeuners, casse-croutes, préparation de la salle et intendance) et à quel prix ? Alice va lui demander cette semaine.
-  chauffeurs : voir qui ? Philippe ? L'idée est émise d'un PC bis : lieu de rendez-vous.
- Faut-il envisager d'employer un aide : coût 30 €

Quelques rappels d'organisation :

La salle utilisée ne peut accueillir plus de 40 personnes. La salle au-dessus serait intéressante car plus grande et plus fonctionnelle (cuisine équipée) mais plus chère.
Au point de vue intendance penser à l'accueil dès le vendredi soir. Alice avait déjà prévenu la traiteuse des dates y compris le vendredi soir.
Toutefois en matière de secrétariat il y a la vérification des papiers des premiers arrivants, qui se poursuivra tôt le samedi matin. Les vérifications  peuvent se poursuivre pendant les petits-déjeuners. La juge vérifiera si les licences sont en cours et si le chien est bien apte à passer dans le niveau pour lequel il est inscrit.

Objectifs :

D'ici à la mi-mai avoir une liste complète des volontaires qui vont donner un coup de main. Avec une perspective de 6 il semble possible d'y arriver. Ils seront contactés par Guy qui leur rappellera combien il compte sur leur engagement.
A cette occasion il est acté qu'il ne sera pas prévu de faire payer les repas de ces bénévoles.
Pour ce qui concerne le secrétariat et la comptabilité il est évident que ces fonctions reviennent à Claude.
Guy a trouvé la solution qui semble régler les difficultés d'intendance en ne prévoyant qu'une équipe de traceurs pour l'ensemble des pistes soit Alice et Guy et Philippe (conducteur) qui assurera l'ensemble des liaisons relatives à ces pistes.
De plus Guy pense pouvoir prévoir une demi-heure entre chaque piste.

Plus personne ne demandant la parole, la séance est levée à 16h30.

Fait à La Chapelle Montmoreau,
le 11 avril  2012

Le Président
Le Trésorier
La Secrétaire