(dernière mise à jour le 19/02/2024 15:18)

En ce qui concerne l'organisation d'une épreuve proprement dite en dehors de la préparation des épreuves en amont

Nombre de bénévoles pour une organisation idéale
 ● 1 commissaire
 ● 1 commissaire suppléant
 ● 1 commissaire aux postulants et aux chiens (pas obligatoire)
 ● 1 chauffeur de mini bus
 ● 2 traceurs qui sont également chauffeurs l'un de l'autre.
 ● 1 secrétaire
 ● 2/3 bénévoles pour l'intendance : petits déjeuners, casse croutes, bar et repas.
 ● 1 trésorier
note : soit 11 bénévoles. dans la mesure où le poste de "commissaire aux postulants et aux chiens" peut-être supprimé cela réduit à minima à 9/10 bénévoles.

Rôles de chacun

du commissaire et du commissaire suppléant.
● il doit connaître parfaitement la piste qui se déroule,
● il doit pouvoir y situer par anticipation l’emplacement des objets,
● il doit connaître le lieu où se trouve la personne découvrir,
● il doit connaitre l'environnement pour informer le juge en cas de besoin (où va se chemin ? est t'il possible de récupérer la piste par là ? etc...) répondre aux interrogations du juge et prendre les notes essentielle pour le rapport technique de la piste, comme les horaires, les conditions climatiques.
● il devra avoir une vue d’ensemble sur les épreuves dans la mesure où c'est lui qui gère le timing des pistes et les rotations des véhicules.
● dans le convoi il est dans le premier minibus qu’il guide pour aller de départ en départ de piste.
note : Il insiste bien auprès des suiveurs qu'il ne peut y avoir, à la fin de la lecture d'une piste, un retour au départ. Le convoi va toujours de départ en départ.

du commissaire aux postulants et aux chiens. (ce poste peut être supprimé)
● c’est lui qui gère le tirage au sort, la gestion des référents et la gestion des postulants et de leur chien avant et après la piste.
● il reste aux départs des pistes.
● lorsque la piste est terminée, il va chercher le postulant et son chien au bout de sa piste ou à la mi piste pour le ramener à son véhicule ou au PC.

note : Depuis 2017 il est convenu (dans notre Amicale) que c'est le traceur (cible) qui récupère (chien et conducteur) où qu'il soient à la fin de sa lecture. Cette formule marche bien. Elle permet de supprimer le poste de "commissaire aux postulants et aux chiens". Toutefois, le délai entre les pistes doit être de 30 minutes (sauf les concomitantes)

du chauffeur de minibus.
● il est en liaison radio avec le commissaire qui l’informe du déroulement de la piste.
● avisé par le commissaire de la fin de la lecture de piste, il conduit le convoi du départ de la piste où il se trouve à son arrivée.
● il doit connaître tous les lieux de départs et d’arrivées des pistes et en avoir fait la reconnaissance.
 

des traceurs.
● ils ont chacun une ou plusieurs pistes à gérer.
● ils doivent connaître parfaitement les pistes, savoir par où passer, gérer un éventuel problème, progresser sur la piste et y poser les objets en fonction du vent. Ils sont tous en liaison radio pendant la piste avec le chauffeur des poseurs.
● chaque poseur gère la gestion de son propre référent.

du chauffeur du poseur :
● il dépose le traceur au départ de la piste le traceur et va l’attendre au bout.
● il doit connaître toutes les arrivées et départs des pistes.
● il est en liaison radio avec un ou plusieurs poseurs.

du secrétaire :
● il contrôle tout le coté administratif.
● il va transcrire sur le rapport technique les notifications, impressions et remarques du juge sur la piste du postulant.

des responsables des petits-déjeuners, casse-croute et bar
C'est un poste lourd...
● ils doivent en premier et avant les épreuves s'occuper des achats (bar, petits-déjeuners, casse-croute et repas).
--- Bar : la solution du paiement par cartes (voir) semble simple, il suffit d'imprimer et vendre les cartes et ensuite cocher avec les 2 pinces PMU les cases au fur et à mesure. Il pourrait être envisagé de fixer un prix pour une tournée générale (25€ par exemple). Les achats du bar sont fait par les responsables intendances.
--- Petits-Déjeuners : Les achats des petits déjeuner sont fait par les responsables intendances.
--- Casse-croute : La formule de demander le matin ce que les postulants souhaitent avoir pour le casse-croute semble une bonne solution. Les achats des casse-croutes sont fait par les responsables intendances.
--- Repas : C'est le point le plus important, préparer les repas, servir à table et débarrasser. Les achats des repas sont fait par les responsables intendances.

du trésorier
● avant l'épreuve, il va recevoir un décompte des prestations fait par l'organisateur et receveur des demandes.
● il lui est également remis les chèques des réservations des postulants.
● à la fin des épreuves il ajoute les consommations (bar, supplément, etc) aux prestations du postulant et fait le décompte.
● il fait les chèques pour le juge et la SCC.

note : Un logiciel de facturation type par postulants est disponible avec calcul automatique et édition si besoin est d'une facture.