Organiser une épreuve...
(dernière mise à jour le
19/02/2024 15:18)
En ce qui concerne l'organisation d'une épreuve
proprement dite en dehors de la préparation des épreuves en amont
Nombre de bénévoles pour une organisation idéale
● 1 commissaire
●
1 commissaire suppléant
●
1 commissaire aux postulants et aux chiens
(pas obligatoire)
●
1 chauffeur de mini bus
●
2 traceurs
qui sont également chauffeurs l'un de l'autre.
●
1 secrétaire
●
2/3 bénévoles pour
l'intendance : petits déjeuners, casse croutes, bar et repas.
●
1 trésorier
note
:
soit 11 bénévoles. dans la mesure où le poste de "commissaire
aux postulants et aux chiens" peut-être supprimé cela réduit à minima à
9/10 bénévoles.
Rôles de chacun
du commissaire
et du commissaire suppléant.
● il doit connaître parfaitement la piste qui se déroule,
● il doit pouvoir y situer par anticipation l’emplacement des objets,
● il doit connaître le
lieu où se trouve la personne découvrir,
● il doit connaitre l'environnement
pour informer le juge en cas de besoin (où va se chemin ? est t'il
possible de récupérer la piste par là ? etc...) répondre aux interrogations du juge et
prendre les notes essentielle pour le rapport technique de la piste,
comme les horaires, les conditions climatiques.
● il devra avoir une vue d’ensemble
sur les épreuves dans la mesure où c'est lui qui gère le timing des pistes et
les rotations des véhicules.
●
dans le convoi il est dans le premier
minibus qu’il guide pour aller de départ en départ de piste.
note :
Il insiste bien auprès des suiveurs qu'il ne peut y avoir, à la fin de
la lecture d'une piste, un retour au départ. Le convoi va toujours de
départ en départ.
du commissaire aux postulants et aux chiens.
(ce poste peut être supprimé)
● c’est lui qui gère le tirage au sort, la gestion des référents et la gestion des postulants et de
leur chien avant et après la piste.
● il reste aux départs des pistes.
● lorsque la piste est terminée, il va chercher le postulant et son chien
au bout de sa piste ou à la mi piste pour le ramener à son véhicule ou
au PC.
note
:
Depuis 2017 il est convenu (dans
notre Amicale) que c'est le traceur (cible) qui récupère
(chien et conducteur) où qu'il soient à la fin de sa lecture. Cette formule marche bien.
Elle permet de supprimer le
poste de "commissaire aux postulants et aux chiens".
Toutefois, le délai entre les pistes doit être de 30 minutes (sauf les
concomitantes)
du chauffeur de minibus.
● il est en liaison radio avec le commissaire qui l’informe du déroulement
de la piste.
● avisé par le commissaire de la fin de la lecture de piste, il conduit le convoi du départ de la
piste où il se trouve à son arrivée.
●
il doit connaître tous les lieux de
départs et d’arrivées des pistes et en avoir fait la reconnaissance.
des traceurs.
● ils
ont chacun une ou plusieurs pistes à gérer.
● ils doivent connaître
parfaitement les pistes, savoir par où passer, gérer un éventuel
problème, progresser sur la piste et y poser les objets en fonction du
vent. Ils sont tous en liaison radio pendant la piste avec le chauffeur
des poseurs.
●
chaque poseur gère la gestion de son propre référent.
du chauffeur du poseur :
● il dépose le traceur au départ de la piste le traceur et va l’attendre au bout.
● il doit connaître toutes les arrivées et départs des pistes.
● il est en
liaison radio avec un ou plusieurs poseurs.
du secrétaire :
● il contrôle
tout le coté administratif.
● il va transcrire sur le rapport technique
les notifications, impressions et remarques du juge sur la piste du
postulant.
des responsables des petits-déjeuners,
casse-croute et bar
C'est un poste lourd...
● ils doivent en premier et avant les
épreuves s'occuper des
achats (bar, petits-déjeuners, casse-croute et repas).
--- Bar : la solution du paiement par
cartes
(voir)
semble simple, il suffit d'imprimer et vendre les cartes et ensuite
cocher avec les 2 pinces PMU les cases au fur et à mesure. Il pourrait
être envisagé de fixer un prix pour une tournée générale (25€ par
exemple). Les achats du bar sont fait par les responsables
intendances.
--- Petits-Déjeuners :
Les achats des
petits déjeuner sont fait par les responsables intendances.
--- Casse-croute :
La formule de
demander le matin ce que les postulants souhaitent avoir pour le casse-croute
semble une bonne solution. Les achats des casse-croutes sont fait par les
responsables intendances.
---
Repas :
C'est le point le plus
important, préparer les repas, servir à table et débarrasser. Les achats
des repas sont fait par les responsables intendances.
du trésorier
● avant l'épreuve, il va recevoir un décompte des prestations fait
par l'organisateur et receveur des demandes.
● il lui est également remis
les chèques des réservations des postulants.
● à la fin des épreuves il
ajoute les consommations (bar, supplément, etc) aux prestations du
postulant et fait
le décompte.
● il fait les chèques pour le juge et la SCC.
note
:
Un logiciel de
facturation type par postulants est disponible avec
calcul automatique et édition si besoin est d'une facture.